テレワーク中のメンバーマネジメント、ポイントを徹底解説

この記事を読むと以下の2つのことが分かります。

  • テレワーク導入によって起きやすいマネジメント上の課題
  • テレワーク時のメンバーマネジメントを成功させるコツ

今後も増えていくテレワークという働き方

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、会社に出社せずに仕事を行うテレワークが話題になっています。テレワークは一時的なものではなく、従来の会社に出勤して働く方法と並行して今後も行われる可能性が強いものです。そのためメンバー(部下)をマネジメントする立場にある人は、直接顔を合わせなくても滞りなく部下をマネジメントできる体制を整えていくことが求められます。

テレワーク導入によって起こりやすいマネジメント課題

チームや部署のメンバーが同じ空間で働かないテレワークには、テレワークならではのマネジメント上の課題があります。

メンバーとコミュニケーション不足になりやすい

コミュニケーションの問題は、テレワークを行う上で最も注意すべきものです。直接顔を合わせずに働くということは、それだけ会話が減りやすいということ。チャットツールなどを用いてもどうしてもコミュニケーションの内容が業務連絡的なものに偏りがちです。

コミュニケーションが取りづらいと、部下側からすれば、業務を行う上での疑問や不安な点を伝えづらくなります。上司からすれば部下の表情が見えないことからちょっとした変化に気づきにくくなります。同じ空間にいれば可能なちょっとした声かけなどがしづらくなるので、慢性的なコミュニケーション不足になりやすいです。

メンバーの勤怠管理・スケジュール管理が難しい

会社に出勤しないテレワークでは、部下がいつ、どのように業務を行っているのかが把握しづらくなります。口頭で確認すればすぐ済む内容であっても、その度に電話をしていては業務が非効率的なものになってしまいますし、かといって常に相手の顔が見えるweb会議ツールなどに常時接続し、ビデオ通話をONにしていては部下からすれば監視されているような気分になるでしょう。

またテレワークは自宅で行うことが多いので、勤務中と勤務外の切り分けが難しくなり、結果として長時間労働になりやすい傾向にあります。

メンバーに対する正当な評価が難しくなる

テレワーク時は数値に表れないもの、たとえば勤務態度などについての評価が難しくなります。その結果、テレワーク時は営業成績などの数値化できる成果がこれまで以上に重視されがちです。営業職であれば成績が最も重要視されますので大きな問題はないかもしれませんが、資料を作成する事務職などに対しては正しく評価するのが難しくなります。

これは裏を返せば、部下から「正当に評価されているのか」という気持ちを抱かれやすいということ。評価が不明瞭になることは、部下のモチベーションの低下や最悪の場合人材の流出といった結果を招きかねないので特に注意が必要な点と言えるでしょう。

テレワーク時のマネジメントを成功させるには

テレワークを行うにあたってはさまざまな懸念材料があります。しかし、それらが克服できれば、これまで以上の成果を上げることも不可能ではありません。テレワーク時のマネジメントを成功させるために特に重要となるものを確認していきましょう。

最重要なのはコミュニケーションツールの導入

テレワーク時に発生するマネジメント上の課題のほとんどは、コミュニケーションに関するものです。そのため、テレワークを行う際に最も重要になるのはコミュニケーションツールの導入と整備だと言えるでしょう。相手の顔が見え、チャット機能もあるweb会議システムを利用すれば、コミュニケーションの問題は大きく改善できます。

電話やメールがありながらあえてWeb会議システムを導入するのは、気軽にコミュニケーションができる環境を整えることに加えて、業務を効率的に行うためでもあります。何かにつけてメールや電話でやりとりするのは効率が良いとは言えませんし、コミュニケーションが面倒だと感じるようになってしまう可能性もありますよね。

ビデオ通話ができるWeb会議システムでチーム内の朝礼や定期的な報告会を行い、普段のコミュニケーションはチャット機能を用いるとよいでしょう。

チャットを利用する際は、あまり形式にこだわらず気軽なコミュニケーションができるように心がけてください。

文字だけのやりとりだと相手の表情が見えない分、堅苦しくなりがちです。たとえばチーム内の普段のコミュニケーションなら、スタンプ機能や絵文字などが使えるものを採用することを検討してみてもよいでしょう。チャットはチームで1つではなくカテゴリごとにいくつか設けて、雑談用のチャットを作るのも1つの方法です。

勤怠管理も専用ツールで

テレワーク中であっても規定時間以上の勤務には当然時間外手当などが必要になります。勤務時間の管理は重要になるので、チャットでの出勤・退勤時間の報告に加えて勤怠管理ツールを用いるのがおすすめです。

進捗管理はこまめに行う

部下をマネジメントする上では「部下が今何をしているか」を知ることが重要になります。テレワーク中は部下から週単位でタスクを共有してもらうなどし、進捗が分かるようにしておきましょう。タスク管理やプロジェクトの進捗管理においてもツールを導入すればスムーズに共有ができます。しっかりと管理しようとするあまり、タスクやプロジェクトに対する進捗の共有のタイミングが、相手の負担になるほど多くならないようには注意してください。

テレワーク時の評価基準は分かりやすく

テレワーク時は、部下は仕事に対してきちんと評価されているかどうかが気になるものです。そのため、まずはしっかりとした評価基準を提示することが重要になります。数値化しづらいものに対しては、Web会議ツールを使って定期的にビデオ面談を行うなどしてチェックしていくとよいでしょう。テレワークでは働きぶりについてはチェックしづらいので、ビデオ面談で「最近うまくいったこと」や「新たに取り組んでいること」などを共有してもらうようにするのがおすすめです。

テレワーク時のマネジメントを成功させるには、いかにしっかりとコミュニケーションを取るかがカギになります。仕事とは1人ではなくチームや組織で行うもの。実際に顔を合わせずに仕事をすることは、移動がないなどの効率面でのメリットがある一方で、孤独を感じやすいという懸念もあります。

これまで実際にオフィスで顔を合わせ、積極的にコミュニケーションを取ってきた同僚とであれば、しっかりと人間関係が構築できているのでテレワーク化に伴い多少コミュニケーションが不足しても上手くやれるでしょう。しかしこれから新たに入社して来る人材とは関係性を作るところから始まります。テレワークを一時的な措置としてではなく、ある程度基本の働き方としていくのならwebを介してのやりとりであっても対面に代わる重要なコミュニケーションとみなしていく意識が求められると言えるでしょう。




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